IT-Economic-Crisis

จะประหยัดงบ IT อย่างไรจึงจะได้ผลงานเร็วทันใจ
โดย จันทิมา สิริแสงทักษิณ
รองประธาน IAC

ณ เวลานี้ท่าน CIO หลาย ๆ ท่าน คงจะได้รับผลพวงจากพิษเศรษฐกิจตกต่ำไปทั่วโลกบ้างแล้ว จึงอยากจะมาแชร์กับท่านผู้บริหารทุกท่าน ในเรื่องที่ว่าจะปรับตัวอย่างไรในสถานการณ์เช่นนี้ อันแรกที่จะกล่าวถึงก็คือผู้เขียนได้รับบทความจาก Booz&Co เขียนถึงเรื่องนี้พอดีโดยจั่วหัวว่า “Quick-Hit Saving for IT in Tough Times” หรือจะพูดง่าย ๆ ก็คือ จะประหยัดงบ IT อย่างไรจึงจะได้ผลงานเร็วทันใจในยุคฝืดเคืองเช่นนี้ โดยผู้เขียนบทความประกอบด้วย Mike Cooke, Kumar Krishnamurthy, and Jordan Milner  Booz&Co มองว่า ภาระในการดำเนินกระบวนการแปลงสภาพหรือ Transformation เพื่อให้เกิดการบูรณาการนั้น หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องใช้เงินลงทุน ซึ่งมักจะมีจำนวนที่สูงด้วย แต่เมื่อภาวะเศรษฐกิจไม่อำนวยเช่นนี้ สิ่งที่คิดตรงกันก็คือการลดเงินลงทุนและพยายามคิดในแนวทางของโอกาสที่เป็นไปได้ในทางปฏิบัติพร้อม ๆ กับแทคติกด้วย แนวทางที่ Booz&Co แนะนำเพื่อให้บรรลุตามแนวคิดของการประหยัดและบรรลุผลงานในระยะใกล้ภายใน 1 ปี ขณะเดียวกันก็สามารถปูพื้นไปสู่การประหยัดในระยะยาวได้ด้วยมี 4 แนวทางด้วยกันคือ แนวทางแรก Booz&Co แนะนำว่า ให้นึกถีงโอกาสแบบ Quick-Hit สำหรับงบที่มีอยู่แล้ว  แนวทางที่ 2 คือ ให้จัดการอุปสงค์ความต้องการพัฒนาโดยหันมามองโครงการต่าง ๆ ภายในองค์กรเป็นหลัก แนวทางที่ 3 คือ ให้ประเมินเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่มีผลลัพธ์เชิงบวกต่อการพัฒนา และ แนวทางที่ 4 คือ ประเมินรูปแบบแนวทางการดำเนินงานด้านไอทีแบบใหม่ ๆ โดย Booz&Co ได้แจกแจงรายละเอียดในแนวทางทั้ง 4 ไว้น่าสนใจทีเดียว

ในรายละเอียดนั้น แนวทางแรกคือ Quick-Hit สำหรับงบค่าใช้จ่ายที่มีอยู่ จะทำให้งานเดินต่อไปได้อย่างไร ในส่วนของระบบงานประยุกต์หรือ Application และโครงสร้างพื้นฐาน Infrastructure นั้น ในการลดค่าใช้จ่ายเพื่อให้ระดับการให้บริการแก่ผู้ใช้หรือลูกค้ายังคงได้รับความพึงพอใจอยู่ ทีมพัฒนาจะต้องชี้ให้ผู้ใช้งานเห็นว่าแต่ละระบบว่ามีความจำเป็นลดหลั่นกันไป ทั้งในแง่ของระบบนั้น ๆ กำลังจะตกยุคไปแล้ว จนถึงระบบที่สำคัญมากแต่ยังสามารถลดบางคุณสมบัติลงไปบ้างเพื่อประหยัดงบประมาณ กล่าวกันว่าในประเทศตะวันตกนั้นการทบทวนระดับการให้บริการสำหรับระบบงานหลักขององค์กรลงซัก 40% จะช่วยให้ค่าใช้จ่ายลดลงได้ราว 20% ประเด็นสำคัญอยู่ที่ว่า จะจับผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องให้อยู่มือได้หรือเปล่า อีกมาตรการหนึ่งที่น่าสนใจก็คือ การกำหนดนโยบายในเรื่องการใช้ไอทีในแนวทางที่จะช่วยลดค่าใช้จ่ายหรือประหยัดงบได้ เช่น นโยบายการใช้เครื่องชนิด Laptop เครื่องจำพวก Smart Phone และ Air Card เป็นต้น ที่จะต้องมีความจำเป็นจริง ๆ การกำหนดจำนวนเครื่องต่อคนให้มีอัตราที่ไม่สูงนัก การยืดอายุใช้งานเครื่องให้ยาวขึ้นอีกสัก 1-2 ปี เหล่านี้จะช่วยให้ลดค่าใช้จ่ายและประหยัดงบได้ไม่น้อยทีเดียว
แนวทางที่ 2  เป็นแนวทางที่ Booz&Co กล่าวว่า กว่า 50% ของมูลค่าการลดค่าใช้จ่ายด้านไอทีมาจากการที่ CIO จะต้องเข้าใจและใช้หลักการเหตุผลในการดูและบริการจัดการความต้องการให้ดี ในสถานการณ์ขณะนี้ Booz&Co แนะแนวทางสำหรับ CIO ที่เรียกว่า Quick Hit ไว้ 3 เรื่องคือ อันแรกที่ Booz&Co กล่าวไว้คือ การจำกัดงบที่ต้องใช้ในโครงการที่เกี่ยวกับกฎหมายและข้อกำหนดต่าง ๆ (legal or regulatory requirements) หรือโครงการที่เกี่ยวข้องกับการลดความเสี่ยงในการดำเนินภารกิจ การดำเนินการดังกล่าวไม่ถือว่าเป็นเรื่องอันตรายในภาวะเศรษฐกิจทุกวันนี้ โดยเป็นเพียงมาตรการในระยะสั้นเท่านั้น ในขณะเดียวกันก็สามารถผันเงินไปดำเนินการในเรื่องที่จะช่วยลดค่าใช้จ่ายขององค์กรลงมา ประการต่อมาคือ Booz&Co แนะว่าควรโฟกัสที่โครงการที่มีคุณค่าสูงที่กำลังดำเนินการอยู่ วิธีการดูก็คือท่าน CIO ควรให้คนไอทีของท่านวิเคราะห์ดูว่า โครงการใดที่ให้ผลลัพธ์ช้าและไม่จำเป็นในปัจจุบันก็ให้ตัดทิ้งหรือชะลอไว้ก่อน ในขณะที่โครงการใดที่จะส่งผลให้การดำเนินงานขององค์กรประหยัดได้ก็ให้เลือกมาดำเนินการ ข้อสำคัญก็คือ ในการวิเคราะห์รอบใหม่นี้ ควรต้องทบทวนความต้องการ การจัดลำดับความสำคัญ และทิศทางที่ต้องการขับเคลื่อนในการสร้างคุณค่าและนโยบายประหยัดขององค์กรด้วย

ค่าใช้จ่ายลำดับต่อไปที่ควรทบทวนคือ ค่าบำรุงรักษาที่องค์กรต่าง ๆ มักจะมองไม่เห็น เรื่องค่าบำรุงรักษานี้มีการถกเถียงกันมากว่า ทำให้งบด้านไอทีถูกบั่นทอนลง ทั้งในแง่ของความสัมฤทธ์ผลด้านไอที และการลดค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ก็ทำให้การบริการด้านไอทีที่มีค่าใช้จ่ายสูงขึ้นด้วย ทำให้โครงการที่กำลังดำเนินการอยู่แพงขึ้นด้วย Booz&Co ชี้ว่า 15% ของค่าบำรุงรักษาของกิจการต่างๆ มักจะใช้ไปในเรื่องของการระแวดระวังในกิจกรรมต่าง ๆของโครงการที่ได้กล่าวไว้ข้างต้นแล้วว่าไม่ควรใช้เงินในเรื่องเหล่านี้ในยามวิกฤติ วิธีหนึ่งที่ควรทำก็คือการทบทวนค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาในทุกเรื่องขององค์กร โดยการดูถึงความผันผวนและแนวโน้มในงบค่าใช้จ่ายแต่ละเดือน รวมทั้งทรัพยากรที่ใช้ในเรื่องนี้ จากนั้นจึงรวมเข้าไว้ในถังค่าใช้จ่ายรวม เพื่อจัดลำดับความสำคัญเพื่อจัดสรรงบประมาณให้เหมาะสม
เรื่องหลักต่อไปที่ Booz&Co แนะนำในการใช้เงินให้คุ้มค่าในยามวิกฤติก็คือ การประเมินเทคโนโลยีใหม่ๆ ตัวใหนที่มีอนาคต เนื่องจากเป็นที่ทราบโดยทั่วไปว่าไอทีนั้นมีเทคโนโลยีใหม่ ๆ เกิดขึ้นทุกวัน เช่น SOA, SaaS, Server Virtualization, Thin Clients และ Cloud Computing  เป็นต้น แต่ปัญหาก็คือ จะเลือกทำอะไรก่อนถึงจะคุ้มค่า แม้ว่าบางเรื่องเช่น Server Virtualization ในต่างประเทศได้พิสูจน์แล้วค่อนข้างชัดว่าช่วยประหยัดงบได้ ประเด็นที่สำคัญสำหรับแต่ละองค์กรก็คือ ควรดูที่การใช้งานต่างหากว่าจำเป็นจริงๆขนาดคอขาดบาดตายแค่ใหน ต้องพิจารณาข้อนี้ด้วย หากไม่ถึงขนาดนั้น ก็อาจจะใช้งบเพื่อนำร่องก็อาจจะพอ ในที่สุดก็ควรจะดูภาพรวมทั้งหมดแล้วประเมินและวางแผนใหม่บนหลักการที่ว่านี้ว่า ต้องเป็นเทคโนโลยีที่เติบโตเต็มที่แล้วและเกิดผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ ในวิธีการนั้น Booz&Co ได้แนะให้ใช้การพิจารณาหาเวลาที่เหมาะที่สุดสำหรับเทคโนโลยีใหม่แต่ละตัว โดยควรละเว้นการอ้างสภาวะวิกฤติแล้วไม่พิจารณาเทคโนโลยีใหม่ใด ๆ เลย สิ่งที่ควรทราบก็คือ ในยามนี้ผู้ประกอบการหลายรายเปิดโอกาสให้ลูกค้าได้ทดลองใช้ในเวอร์ชั่นที่เรียกว่า เพื่อการทดลองและประเมิน บวกกับการร่วมมือกับลูกค้าในการประเมินผลลัพธ์ วิธีการเหล่านี้จะช่วยได้สำหรับการตัดสินใจ แม้ว่าในตอนท้ายจะไปในทิศทางที่ชะลอไว้ก่อนก็ตาม แต่ก็จะทำให้เกิดความรู้ความเข้าใจ และเมือพร้อมเมื่อไหร่ก็อาศัยสิ่งที่ได้เรียนรู้เหล่านี้มาตัดสินใจเดินไปได้ในเวลาอันสั้น

แนวทางหลักประการสุดท้ายที่ Booz&Co แนะนำในยามคับขัน ที่จะทำให้เกิด Quick Hit ก็คือ การประเมินแนวทางหรือรูปแบบใหม่ในการดำเนินงานไอที โดยชี้ว่า ในเวลาเศรษฐกิจถดถอยเช่นนี้ย่อมมีผลกระทบต่อทุกอุตสาหกรรมอย่างแน่นอน การขยับปรับเปลี่ยนใด ๆ ก็จะส่งผลต่อสถานะการแข่งขันในตลาด ดังนั้นในสถานการณ์เช่นนี้ ท่าน CIO ทั้งหลายจึงมีทางเลือกที่เหมาะอีกทางก็คือ การมองแนวทางหรือรูปแบบใหม่ในการดำเนินงานไอที ที่เป็นแนวทางแห่งอนาคต ซึ่งผลลัพธ์ก็ไม่ถึงกับว่าจะช่วยลดค่าใช้จ่ายลงได้ในระยะสั้น แต่จะเป็นการเตรียมการด้านไอทีให้พร้อมเพื่อที่จะช่วยให้ภารกิจเดินต่อไปได้ ในขณะที่มีเหตุการณ์ความเปลี่ยนแปลงหรือมีปัญหาเกิดขึ้น โดยการที่จะให้ถึงฝั่งของการพบแนวทางใหม่นี้ ท่าน CIO ควรร่วมมือทำงานใกล้ชิดกับองคาพยพต่างๆ ขององค์กรเพื่อให้ให้เข้าใจสถาณการณ์ที่เป็นอยู่อย่างแท้จริง Booz&Co แนะว่า CIO ควรยืดหยุ่นไว้ในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ซึ่งหมายถึงการโฟกัสใน 5 เรื่องตามแนวทางใหม่ประกอบด้วย ข้อแรก คือเรื่องธรรมาภิบาล ในการจัดสรรงบในอนาคต มีกรอบการดำเนินการในเรื่องการจัดซื้อจัดจ้างที่ดีและยืดหยุ่นพอใหม ควรจัดซื้อรวมกันเป็นก้อนเดียวหรือแยกกันซื้อ ข้อสองคือเรื่อง การบริหารจัดการอุปสงค์หรือ Demand สำหรับอนาคตในโครงการต่าง ๆ ทั้งในแง่ทรัพย์สินและบริการ จะจัดการกับคำของบที่คั่งค้างอย่างไร และการบริหารจัดการสำหรับกรณีการจัดหาที่มีความจำเป็นสูงให้มีประสิทธิภาพและมีความสัมฤทธิ์ผล
ข้อสามคือเรื่อง การบริหารจัดการอุปทานหรือ Supply โดยให้ดูเรื่องผลกระทบที่จะขยายงานเพื่อตั้งหน่วยให้บริการในพื้นที่ต่างๆ รวมทั้งจำนวนหน่วยที่จะตั้งจุดบริการที่สามารถสนองความต้องการของผู้ใช้บริการได้ ข้อสี่คือเรื่องการส่งมอบ นโยบายเรื่อง Outsourcing มีหรือยัง การจัดหาอุปทานจากภายในประเทศ จากภายนอกประเทศ หรือผสมผสานกัน ผู้ขายที่เหมาะสมในการยืดหยุ่นในเรื่องจำนวนที่ต้องการจัดหาได้อย่างรวดเร็ว และการรวมบริการหลายๆ อย่างเข้าด้วยกัน และข้อห้าสุดท้ายคือเรื่อง องค์กรบริหารจัดการไอที ควรเป็นรวมศูนย์หรือแยกเป็นภาค ๆ ไป หรือจะกระจายย่อยลงไปอีก จะติดตั้งเครื่องไม้เครื่องมือที่ใหน การเสาะหาผู้มีความสามารถและการบริหารอย่างไร โดยเฉพาะในประเทศดาวรุ่งที่มีการแข่งขันสูงและมักจะประสบการขาดแคลน กระบวนการหลักๆของไอทีจะกำหนดมาตรฐานอย่างไร รวมถึงการบริหารด้านการเงิน การบริหารนโยบายและยุทธศาสตร์ด้านไอที และควรอยู่ในระดับใดจึงจะเหมาะสม
ท้ายนี้ขอฝากแนวคิดอีกเรื่องหนึ่งที่ได้จากหนังสือ FutureGov ของสิงคโปร์ฉบับเดือน มกราคม-กุมภาพันธ์ 2009 ก็คือ เป็นแนวทางที่ CIO ของประเทศออสเตรเลีย ฮ่องกงและสิงคโปร์ เห็นว่าควรทำในภาวะซบเซาขณะนี้ โดยประเทศชั้นนำด้านไอทีเหล่านี้ จะถือโอกาสในการพัฒนาคนไอที โดยจะสร้างและเพิ่มขีดความสามารถให้กับบุคลากรไอทีในภาพรวมของทั้งประเทศ อันเป็นการเตรียมให้บุคลากรมีความพร้อมสำหรับรองรับภาระงานพัฒนาด้านไอทีเมื่อภาวะเศรษฐกิจฟื้นตัวสู่ภาวะการเติบโตรอบใหม่ ท่าน CIO ของไทยเราจะใช้งบในการเตรียมบุคลากรไอทีของท่านให้เก่งขี้นก็นับว่าเป็นแนวทางที่ดีทางหนึ่ง และเป็นการสร้างขวัญกำลังใจให้กับลูกน้องของท่านได้อีกทางหนึ่งด้วย